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如何進(jìn)行項目時間管理
時間管理工作開始以前應(yīng)該先完成項目管理工作中的范圍管理部分。下面是小編給大家整理的關(guān)于如何進(jìn)行項目時間管理，歡迎閱讀！
如何進(jìn)行項目時間管理
1.活動定義
在范圍定義過程或產(chǎn)出WBS工作分解結(jié)構(gòu)，WBS的最底層是工作包，而活動定義則是針對最底層的工作包進(jìn)行分解，作為估算，安排進(jìn)度，跟蹤和控制的基礎(chǔ)。在實際項目中我們往往是在做WBS分解的時候直接就分解到了活動，或者由于分解到活動數(shù)量太大而直接在網(wǎng)絡(luò)圖中采用工作包，這些都是不科學(xué)的作法。
活動定義的輸出是活動清單和里程碑清單，注意清單僅僅是列出有哪些活動，有哪些里程碑而不含持續(xù)時間或具體的時間點等信息。另外一個輸出是活動屬性，這是在時間管理的后續(xù)所有過程組都要不斷更新的一個產(chǎn)出物，都是多活動的一個或多個屬性進(jìn)行更新或補充。
2.活動排序
活動排序就是要確定活動的前后和依賴關(guān)系，形成網(wǎng)絡(luò)圖。在活動排序階段網(wǎng)絡(luò)圖僅體現(xiàn)活動依賴關(guān)系，當(dāng)活動持續(xù)時間估算完成后活動圖可以計算關(guān)鍵路徑，當(dāng)考慮到資源平衡和資源日歷的時候活動圖才可能成為一個有價值的進(jìn)度表。
單代號網(wǎng)絡(luò)圖(PDM,AON)
A.可以有開始-完成，開始-開始，完成-開始，完成-完成四種關(guān)系
B.有滯后量和提前量
C.活動在節(jié)點上面
雙代號網(wǎng)絡(luò)圖(ADM,AOA)
A.活動在箭線上
B.為了表示依賴，需要使用虛擬活動
C.沒有滯后量
D.只有完成對開始一種關(guān)系。
圖形評審技術(shù)(GERT):也是一種網(wǎng)絡(luò)圖畫法，重點是運行循環(huán)或條件
計劃評審技術(shù)(PERT):三點法
PERT值的計算:(樂觀時間+4X最可能時間+悲觀時間)/6，偏差為(樂觀時間-悲觀時間)/6
三種依賴關(guān)系
A.強制性邏輯
B.自由依賴(優(yōu)先選用邏輯或軟邏輯)
C.外部依賴(依賴來自于項目外，一般網(wǎng)絡(luò)圖無法體現(xiàn))
里程碑：注意可以分為一級里程碑，二級里程碑等。為了監(jiān)控項目進(jìn)度績效，設(shè)置的小的檢查點也是里程碑的一種形式。
超前和滯后(Lead and Lag):超前往往是在快速根進(jìn)的時候要采用的方法。
3.活動資源估算
注意資源包括設(shè)備，原材料和人力資源。一旦活動定義和排序完成，則活動所需要的資源類型和資源數(shù)目也就確定了�；顒淤Y源估算的輸入是活動清單和活動屬性，另外一個輸入來自于人力資源管理的團(tuán)隊組建過程組產(chǎn)生的可利用資源，對于有些組織有資源池的概念，可利用資源都在資源池中�；顒淤Y源估算和費用估算過程緊密結(jié)合，因為高效資源往往成本也很高。
活動資源估算的結(jié)果就是要確定每個活動所使用到的資源的類型和資源的數(shù)量。另外資源分解結(jié)構(gòu)也是一個重要的輸出，這主要是應(yīng)用在對于有層次的原材料資源的估算上面。
資源日歷也是資源估算的重要輸出，對于不同類型的資源都可以定義不同的資源日歷。
4.活動持續(xù)時間估算
全面所有工作都是為了確定活動的持續(xù)時間。有很多因素都會影響到活動的持續(xù)時間，如資源的生產(chǎn)率水平如何，投入的資源數(shù)量情況等。因此活動持續(xù)時間估算是一個復(fù)雜的估算過程。估算方法可以采用參數(shù)估算，類比估算或三點法進(jìn)行估算，但積累了足夠多的數(shù)據(jù)的情況下仍然推薦采用參數(shù)估算方法得到較好的精度。
這里要注意費用估算是活動持續(xù)時間估算的一個輸入，而不是活動資源估算的輸入�；菊f明這樣一個先后關(guān)系活動資源估算->活動費用估算->活動持續(xù)時間估算。
5.制定進(jìn)度表
活動持續(xù)估算完成后可以開始在網(wǎng)絡(luò)圖上面計算關(guān)鍵路徑，可以開始排進(jìn)度，通過趕工或快速跟進(jìn)對進(jìn)度進(jìn)行壓縮，通過模擬或關(guān)鍵鏈法對資源進(jìn)行評審，再考慮具體的資源日歷后可以可以得出最終的進(jìn)度表。所以進(jìn)度表一定需要考慮資源日歷的情況。
活動資源估算直接跟進(jìn)活動清單進(jìn)行。因此項目范圍說明書是時間管理其它所有過程的輸入，除了活動資源估算和進(jìn)度控制。
在開發(fā)一個進(jìn)度表的時候需要如下內(nèi)容:
1.對項目需要做哪些工作的理解(范圍說明書)
2.定義活動(WBS,WBS字典和活動清單)
3.做工作的順序(活動排序)
4.需要資源的估算(活動資源估算)
5.每個活動的持續(xù)時間(活動持續(xù)時間估算)
進(jìn)度開發(fā)是一個需要綜合考慮多方面因素的過程，包括干系人優(yōu)先級，資源平衡，三要素的平衡，依賴和約束，項目的假設(shè)信息，資源的獲取，更其它項目關(guān)系和沖突等。
在開發(fā)進(jìn)度表中提到的工具和技術(shù)有:進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)分析，關(guān)鍵路徑法，關(guān)鍵鏈法，資源評審，進(jìn)度壓縮，PERT和假設(shè)分析等。關(guān)鍵路徑是網(wǎng)絡(luò)圖中持續(xù)時間最長的路徑也是可以完工的最短周期，關(guān)鍵路徑上的自由浮動和總浮動都為零。如果要壓縮項目的進(jìn)度必須要壓縮關(guān)鍵路徑上的進(jìn)度，但要預(yù)防次關(guān)鍵路徑的出現(xiàn)。資源評審和關(guān)鍵鏈法的重點都是在排進(jìn)度計劃的時候要考慮具體資源的約束。關(guān)鍵路徑的計算首先通過正推確定ES和EF，再根據(jù)反推確定LS和lF。
自由浮動和總浮動:總浮動是在整個路徑上有效，總浮動有當(dāng)前活動的最晚-最早即可以得到LS1-ES1,總浮動不會影響到整個項目的結(jié)束時間。而自由浮動是不影響到下游獲得最早開始時間能夠有的浮動，自由浮動需要上下兩個獲得才能夠計算LS1-EF0.注意總浮動的值是大于等于自由浮動的值的。注意浮動是可以為負(fù)值的。
快速跟進(jìn)和趕工是進(jìn)度壓縮常采用的兩種方法,但兩者是有區(qū)別的，快速跟進(jìn)往往會調(diào)整Lead和Lag時間，調(diào)整獲得排序因此往往增加項目的風(fēng)險。而趕進(jìn)度一般是投入更多的資源或加班，因此往往是增加項目的費用。
制定進(jìn)度表有兩個重要的輸出，一個是進(jìn)度表，進(jìn)度表由橫道圖,里程碑表和活動依賴關(guān)系三者疊加形成。另外一個重要的輸出是進(jìn)度基準(zhǔn)，進(jìn)度基準(zhǔn)是后期進(jìn)行進(jìn)度績效測量和進(jìn)度跟蹤的重要依據(jù)。
項目時間管理主要包含哪些階段
1、項目活動定義
項目活動是確定為項目各種可交付成果而必須進(jìn)行的具體計劃活動。將項目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動或任務(wù)，這些小的活動應(yīng)該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實施的詳細(xì)任務(wù)。在項目實施中，要將所有活動列成一個明確的活動清單，并且讓項目團(tuán)隊的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理�；顒忧鍐螒�(yīng)該采取文檔形式，以便于項目其他過程的使用和管理。當(dāng)然，隨著項目活動分解的深入和細(xì)化，工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）可能會需要修改，這也會影響項目的其他部分。例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動后，成本可能會有所增加，因此完成活動定義后，要更新項目工作分解結(jié)構(gòu)上的內(nèi)容。
2、活動排序
在產(chǎn)品描述、活動清單的基礎(chǔ)上，要找出項目活動之間的依賴關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴關(guān)系、工作順序。在這里，既要考慮團(tuán)隊內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成項目所要做的一些相關(guān)工作，例如在最終的硬件環(huán)境中進(jìn)行軟件測試等工作。
設(shè)立項目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標(biāo)時間，是項目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項目需求的活動序列中不可或缺的一部分。比如在開發(fā)項目中可以將需求的最終確認(rèn)、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵任務(wù)作為項目的里程碑。
在進(jìn)行項目活動關(guān)系的定義時一般采用優(yōu)先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法、網(wǎng)絡(luò)模板這4種方法，最終形成一套項目網(wǎng)絡(luò)圖。其中比較常用的方法是優(yōu)先圖示法，也稱為單代號網(wǎng)絡(luò)圖法。
3、活動工期估算
項目工期估算是根據(jù)項目范圍、資源狀況計劃列出項目活動所需要的工期。估算的工期應(yīng)該現(xiàn)實、有效并能保證質(zhì)量。所以在估算工期時要充分考慮活動清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對項目工期的影響。在對每項活動的工期估算中應(yīng)充分考慮風(fēng)險因素對工期的影響。項目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算數(shù)據(jù)，將其文檔化，同時完善并更新活動清單。
一般說來，工期估算可采取以下幾種方式：
1）專家評審形式。由有經(jīng)驗、有能力的人員進(jìn)行分析和評估。項目分析主要是要求有多年從事相關(guān)和類似項目的施工的技術(shù)和管理人員，依靠過年的工作經(jīng)驗做出比較詳細(xì)的可行的分析和評估，為項目的管理做指導(dǎo)工作。
2）模擬估算。使用以前類似的活動作為未來活動工期的估算基礎(chǔ)，計算評估工期。 在進(jìn)行模擬估算的時候根據(jù)多年的工作經(jīng)驗應(yīng)適當(dāng)?shù)牧舫鲆欢ǖ念A(yù)留范圍。
3）保留時間。工期估算中預(yù)留一定比例作為冗余時間以應(yīng)付項目風(fēng)險。隨著項目進(jìn)展，冗余時間可以逐步減少。例如在西安通信學(xué)院自動錄播系統(tǒng)項目中，根據(jù)多年的系統(tǒng)集成經(jīng)驗，錄播系統(tǒng)的教室和集成過程比較復(fù)雜，出現(xiàn)問題的幾率很高，所以給項目的保留時間定為七天。在施工的過程中布線、設(shè)備安裝都比較順利，在集成和調(diào)試的過程中第一天出現(xiàn)問題較多，在技術(shù)人員的通力合作下第二天所以設(shè)備調(diào)試完成，項目的最大瓶頸突破后保留時間就可以精確對一天，工程進(jìn)度得到很好的控制。
項目時間管理方法
一、制定時間安排表
這個時間安排表不單單是對一個時間段的安排，我們可以做出很多種時間安排表，我們大概可以做出5種時間安排表，一是全年預(yù)定時間表，在這個時間表里，制定一個一年的計劃，不用每件事都詳細(xì)地列出，例如，7月份公司要簽訂一份大的合同，12月份進(jìn)行年終總結(jié)，列出這樣一個大的方向。二是每月預(yù)定時間表，在這個時間表里可以把這一個月的會議、面談、簽約等事項逐一地列出，使時間一目了然。三是每周預(yù)定時間表，每周的時間表，要在下周一前完成，完成后請領(lǐng)導(dǎo)過目，征求領(lǐng)導(dǎo)的同意。在這個時間表里，可以記載員工的生日，代表領(lǐng)導(dǎo)對員工表示祝賀，以及下周要參加什么會議等。具體細(xì)節(jié)一定要明確，例如這個會議是什么性質(zhì)，是否要穿正裝出席，是否要發(fā)表講話。把項目的有關(guān)部門以及主要人員，一一列出，一遍突發(fā)情況，可盡快聯(lián)系相關(guān)部門。四是每日預(yù)定時間表，在每日預(yù)定的時間表里，事情安排不僅要明確，而且要明確到具體時間，例如，10點各個部門開會，下午2點簽約合同等，把公司時間，私人時間逐一列出。
二、利用80/20的法則進(jìn)行管理
80/20法則是19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的一個法則，在19世紀(jì)的英國，他通過數(shù)據(jù)研究法現(xiàn)了一個奇怪的現(xiàn)象，社會財富極其的不平等，社會的財富流向了少數(shù)人的手中，20%的人擁有80%的人的財富，通過持續(xù)的研究發(fā)現(xiàn)，很多情況都可以用這一法則來解釋，例如20%的員工創(chuàng)造了80%的財富，80%的利潤來自20%的客戶，這一發(fā)現(xiàn)在當(dāng)時引起了不小的轟動。
同樣我們也可以運用這一原則來對時間進(jìn)行管理。把這一天的工作按輕重緩急分為四類，其中最重要的事情約占20%，這是非常重要的事情，必須當(dāng)天完成，剩下的三類，按順序先完成AB，如果C實在不能完成，可安排到明天。在分類的同時，要對工作的開展進(jìn)行跟進(jìn)，例如一個會議預(yù)計是半小時，結(jié)果一個班小時才開完，秘書就要在其中尋找原因是哪個環(huán)節(jié)出了問題，是準(zhǔn)備時間過長，還是開會的資料不夠充分。對這類問題進(jìn)行總結(jié)，在以后的工作中盡可能地避免這類問題，來更高更快，有效地完成工作。
三、工作有秩序以及分工明確
對于處理完成的工作一定要及時歸檔，把自己收里的工作進(jìn)行分類，每天固定的時間處理郵件、文件、電話，以確定工作有秩序，避免在此環(huán)節(jié)中浪費時間，對于突發(fā)的時間要預(yù)留出時間，一遍事情發(fā)生打亂了一切計劃。對于領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，一定要明確，哪些是自己的，哪些需要同事協(xié)助完成的，避免事必躬親，使自己陷入瑣事之中，從而耽誤了工作進(jìn)度，降低了工作效率。
最為合格的秘書，一定要對工作進(jìn)行總結(jié)，是哪個地方浪費了大量的時間，哪些地方時間安排過于緊湊，對時間表進(jìn)行不斷地變化和改進(jìn)。依據(jù)自己的實際情況來安排工作，例如一天中哪個時間段效率高低，來制度時間表。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，一定要體會時間管理的藝術(shù)，對每個人的寶貴時間合理利用，在快節(jié)奏的社會中對時間進(jìn)行有效管理，從而提高工作效率，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、公司服務(wù)。
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