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商務(wù)秘書常識(shí)輔導(dǎo)：事務(wù)文書的擬寫
事務(wù)文書是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在處理日常事務(wù)時(shí)用來溝通信息、安排工作、總結(jié)得失、研究問題的實(shí)用文體，是應(yīng)用寫作的重要組成部分。下面yjbys小編為大家準(zhǔn)備了關(guān)于商務(wù)秘書的事務(wù)文書常識(shí)，歡迎閱讀。
1.公文用紙及印裝格式
(1)公文用紙采用A4型。 (2)公文印裝要規(guī)范。
2.公文眉首格式
(1)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)(公文版頭)。 (2)公文份數(shù)序號(hào)(印刷順序號(hào))。
(3)發(fā)文字號(hào)。 (4)簽發(fā)(會(huì)簽)人。 (5)秘密等級(jí)和保密期限。
(6)緊急程度。 (7)紅色反線(間隔橫線)。
3.公文主體格式
(1)公文標(biāo)題。 (2)主送機(jī)關(guān)。 (3)公文的主體(正文)格式。 (4)附件及附件說明。
(5)印章(發(fā)文機(jī)關(guān)名稱)。 (6)簽署。 (7)成文日期。 (8)附注。
4.版記(文尾)格式
(1)主題詞。 (2)抄送機(jī)關(guān)。 (3)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。 (4)版記中的反線和版記的位置。
5.公文的特定格式
(1)信函式格式。 (2)會(huì)議紀(jì)要格式。
6.通告與通知
(1)相同點(diǎn)：都是用來傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的意圖與要求，并要求下級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)人員遵守、了解并配合執(zhí)行的文種。
(2)不同點(diǎn)：告知范圍不同;格式不同;行文渠道不同。
(3)通知的寫作
1)通知的適用范圍：通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文;轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文;傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。
2)通知的分類：指示型通知;發(fā)布型通知;批轉(zhuǎn)型通知;轉(zhuǎn)發(fā)型通知;任免型通知。
7.通知與通報(bào)
(1)相同點(diǎn)：都屬于告知性文種;都要求有關(guān)單位和人員了解公文內(nèi)容或配合行動(dòng);都是下行文。
(2)不同點(diǎn)：發(fā)文目的不同;內(nèi)容不同;發(fā)送對象不同。
(3)通報(bào)的寫作
1)通報(bào)的適用范圍：適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況。
2)通報(bào)的主要目的：傳播信息、溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)，一般情況下，通報(bào)不具有指揮性。
3)通報(bào)的分類：根據(jù)通報(bào)的內(nèi)容，可分為三種，即表揚(yáng)性通報(bào)，用于表揚(yáng)好人好事;批評性通報(bào)，用于通報(bào)對違法亂紀(jì)人員的處理情況;情況通報(bào)，側(cè)重于告知，一般不涉及表揚(yáng)或批評。
4)通報(bào)的表述方法可分為兩種，即直述式和轉(zhuǎn)述式。
5)通報(bào)正文的擬寫：通報(bào)正文的寫作以表揚(yáng)和批評性通報(bào)為例，有四個(gè)要素，即傾向性導(dǎo)語、通報(bào)的事實(shí)(事件)、對事實(shí)(事件)的認(rèn)定和分析、處理意見等。
8.請示與報(bào)告
(1)相同點(diǎn)：都是上行文種;行文對象一般都是直接上級(jí)機(jī)關(guān)。
(2)不同點(diǎn)：行文目的不同;寫作結(jié)構(gòu)不同;結(jié)束語不同;處理方式不同;內(nèi)容寬窄不同;發(fā)文時(shí)機(jī)不同;報(bào)送制度不同;失誤后責(zé)任劃分不同。
(3)報(bào)告的寫作
1)報(bào)告的適用范圍：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。
2)報(bào)告的分類：工作報(bào)告;情況報(bào)告;調(diào)查報(bào)告;報(bào)送報(bào)告。
3)報(bào)告的擬寫：報(bào)告正文由報(bào)告導(dǎo)語、報(bào)告主體、報(bào)告結(jié)束語三部分構(gòu)成。
(4)請示的寫作
1)請示的適用范圍：請示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請求指示或批準(zhǔn)時(shí)使用的文件。
2)請示的分類：請求指示的請示;請求批準(zhǔn)的請示;請求審批的請示。
3)請示正文的擬寫：請示正文由請示原因、請求事項(xiàng)、結(jié)束語三部分組成。
9.函
(1)函的適用范圍：函是平行文，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(2)函的分類。
(3)函的擬寫：問復(fù)函要做到問得清楚，答得明白;請準(zhǔn)(審批)函的結(jié)構(gòu)安排有點(diǎn)類似于請示(批復(fù))。
10.文章要素
公文與其他文體一樣，也是由一定要素構(gòu)成的，這就是人們常說的文章“四要素”，即材料、主題(主旨、發(fā)文意圖)、結(jié)構(gòu)、公務(wù)文書專用詞語。
11.公文的表達(dá)方式
(1)敘述：完整的敘述有六要素，即時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果。
(2)議論
1)議論有三要素：論點(diǎn)、論據(jù)、論證。
2)議論的分類：可以分為兩大類，即立論與駁論。
3)論證的方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果法等。
(3)說明：說明的方法主要有定義說明、分類說明、比較說明、數(shù)字說明和圖表說明等。
12.簡報(bào)
(1)概念：簡報(bào)是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體為匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、反映情況、溝通信息、報(bào)道動(dòng)態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書，也叫“動(dòng)態(tài)”“簡訊”“摘報(bào)”“工作通訊”“情況反映”“情況交流”“內(nèi)部參考”等。
(2)特點(diǎn)：簡，即簡明扼要;快，即報(bào)道迅速快捷;新，即內(nèi)容新鮮;實(shí)，即真實(shí)準(zhǔn)確。
(3)簡報(bào)的結(jié)構(gòu)：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾。
(4)簡報(bào)的報(bào)頭有以下內(nèi)容：簡報(bào)名稱、期號(hào)、編印單位、印發(fā)日期。
(5)簡報(bào)報(bào)核主要結(jié)構(gòu)：(按語)+標(biāo)題+導(dǎo)語+主體+結(jié)尾。
(6)簡報(bào)報(bào)尾：寫明發(fā)送范圍、印制份數(shù)。
13.會(huì)議記錄
(1)概念：會(huì)議記錄是開會(huì)時(shí)當(dāng)場將會(huì)議基本情況和會(huì)議報(bào)告、發(fā)言、討論、決議等內(nèi)容如實(shí)記錄下來的文書。
(2)特點(diǎn)：真實(shí)性、資料性。
(3)會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部。
(4)會(huì)議記錄正文構(gòu)成是：首部+主體+結(jié)尾。
14.意向書
(1)概念：意向書是當(dāng)事人雙方或多方之間，在對某項(xiàng)事務(wù)正式簽訂條約、達(dá)成協(xié)議之前，表達(dá)初步設(shè)想的經(jīng)濟(jì)意圖和目的的意向性文書。
(2)特點(diǎn)：協(xié)商性、靈活性、簡略性。
(3)意向書的類型。
(4)意向書的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部。
15.訂貨單
(1)概念：訂貨單是訂購產(chǎn)品和貨物的單據(jù)。
(2)特點(diǎn)：協(xié)約性、嚴(yán)肅性。
(3)訂貨單的結(jié)構(gòu)與寫法：標(biāo)題+
16.產(chǎn)品說明書
(1)概念：產(chǎn)品說明書是生產(chǎn)商或者銷售商向消費(fèi)者介紹其生產(chǎn)、銷售的產(chǎn)品性能、特點(diǎn)、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、維修方法、使用方法的說明性文書。
(2)特點(diǎn)：指導(dǎo)性、科學(xué)性、通俗性。
(3)產(chǎn)品說明書的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部。
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