公文寫(xiě)作的技巧
作為公職人員，會(huì)寫(xiě)文字材料是非常必要的一種技能，一些年輕人不愿意吃苦，認(rèn)寫(xiě)作為公文寫(xiě)作很難，其實(shí)掌握基本技巧，就很簡(jiǎn)單，下面是小編整理的公文寫(xiě)作七步技法，希望對(duì)你有幫助!
1、定“調(diào)子”
要搞清清朝寫(xiě)文章的目的是什么，方向是什么，圍繞方向去組織素材。
2、理“路子”
這一步就是研究推敲寫(xiě)作思路，圍繞思路研究素材。
3、搭“架子”
根據(jù)寫(xiě)作目的和占有的素材來(lái)安排結(jié)構(gòu)確定層次擬出比較詳細(xì)的寫(xiě)作提綱。
4、填“肚子”
搭好架子，列好提綱，就該進(jìn)行寫(xiě)作了，我們通常稱為“豬肚”，就是按照提綱填充材料和事例。
5、梳“辮子”
材料基本內(nèi)容完成后，接下來(lái)進(jìn)入梳理階段，看一看主題是否對(duì)應(yīng)，內(nèi)容是否充實(shí)，觀點(diǎn)是否新穎，表達(dá)是否恰當(dāng)，結(jié)構(gòu)是否合理。
6、戴“帽子”
對(duì)公文材料的觀點(diǎn)進(jìn)行提煉修改，好比人戴帽子，既不能大，也不能小，所以必須對(duì)材料的帽子進(jìn)行檢查。
7、定“稿子”
這一步就是對(duì)材料進(jìn)行反復(fù)的修改，包括內(nèi)容、觀點(diǎn)、結(jié)構(gòu)、素材、標(biāo)題、標(biāo)點(diǎn)、文面、排版等逐一進(jìn)行修改。
寫(xiě)作技巧
(一)認(rèn)真審題是關(guān)鍵。審清楚題目要求對(duì)于寫(xiě)作的內(nèi)容起到指向性作用，只有明確了題目要求和用意，才能準(zhǔn)確作答，因此，需要在讀題過(guò)程中抓住每一個(gè)信息點(diǎn)，包括行文目的、文種、身份、對(duì)象等，行文目的決定了寫(xiě)作內(nèi)容，文種決定了格式要求，身份和對(duì)象決定了相關(guān)措施的恰當(dāng)與否及語(yǔ)言的感情色彩。
(二)明確框架是基礎(chǔ)。通過(guò)審題，明確寫(xiě)作框架，使公文寫(xiě)作的內(nèi)容層次分明，邏輯性強(qiáng)，條理清晰，從形式上更加符合行政事業(yè)單位的寫(xiě)作規(guī)范和要求，一般來(lái)說(shuō)，正文框架包括發(fā)文事由、主體、結(jié)語(yǔ)三個(gè)部分。
(三)明確要點(diǎn)是核心。要點(diǎn)構(gòu)成作答的主要內(nèi)容，要點(diǎn)的來(lái)源主要有兩個(gè)方面，一是有效提取材料內(nèi)容并加以整合，形成作答內(nèi)容;二是聯(lián)系實(shí)際引申補(bǔ)充。因此，在考試過(guò)程中，在材料里能找到的要點(diǎn)優(yōu)先提取為我所用，再根據(jù)字?jǐn)?shù)要求，進(jìn)行引申補(bǔ)充，做到內(nèi)容充實(shí)、完整。
(四)規(guī)范書(shū)寫(xiě)是保障。規(guī)范書(shū)寫(xiě)是最終根據(jù)題目要求把答案呈現(xiàn)在答題卡上的一個(gè)過(guò)程，通過(guò)語(yǔ)言的打磨、細(xì)節(jié)的處理、格式的安排保障寫(xiě)作內(nèi)容的完美呈現(xiàn)，展示考生良好的寫(xiě)作素質(zhì)和文字功底。這就要求做到立足要求、規(guī)范用語(yǔ)、無(wú)錯(cuò)別字。
公文基本結(jié)構(gòu)形式
古人講“設(shè)文之體有常，變文之?dāng)?shù)無(wú)方”，公文結(jié)構(gòu)形式雖然千變?nèi)f化，但總體上說(shuō)還是有一定規(guī)律可循的。現(xiàn)常用的結(jié)構(gòu)形式主要有三種：
一是并列式。即文章的各個(gè)層次(小標(biāo)題)之間為并列關(guān)系。這種形式一般是根據(jù)主題的不同側(cè)面來(lái)安排的，它要求各個(gè)層次必須角度一致，輕重相當(dāng)，互不交叉，相互間又有內(nèi)在聯(lián)系。按照這種形式寫(xiě)出來(lái)的材料具有工整明快、條目清晰的特點(diǎn)，其適用范圍比較寬泛，尤以報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、計(jì)劃、總結(jié)居多。
二是遞進(jìn)式。即文章的各個(gè)層次之間為由表及里、由淺入深的進(jìn)層關(guān)系，這種形式一般是按事物發(fā)展順序和人們的認(rèn)識(shí)規(guī)律來(lái)安排的，好處是主線清楚，內(nèi)容展開(kāi)自然有序，給人以道理越講越深、思路越來(lái)越寬的感覺(jué)。寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)講話、工作方案和有些簡(jiǎn)報(bào)常采用這種形式。需要注意的是，這種形式層次排列位置是固定不變的，必須依次進(jìn)層，不可跳躍或任意顛倒。
三是總分式。即文章層次之間為總括和分析的關(guān)系，有先總后分和先分后總兩種用法。一般說(shuō)來(lái)，總為概述或結(jié)論，分為表象或根據(jù);總為分張目，分為總服務(wù)。這種結(jié)構(gòu)式要求：總要總的得體，既高度概括又無(wú)空中樓閣之感;分要分的恰當(dāng)，既具體生動(dòng)，又無(wú)刀錛斧鑿之痕。一般寫(xiě)調(diào)查報(bào)告、工作總結(jié)、條例規(guī)章等常采用這種形式。
公文構(gòu)思基本方法
公文構(gòu)思方法依各人思維習(xí)慣不同而異，就政工類公文來(lái)說(shuō)，下面幾種構(gòu)思方法似乎比較適用：
(一)推理立論法。就是圍繞作者給定的主題，采用發(fā)散型思維方式和由一般到個(gè)別的演繹方法，對(duì)所涉及問(wèn)題進(jìn)行符合實(shí)際的邏輯推理，擬定出分論點(diǎn)和寫(xiě)作層次，然后再填充材料，完成構(gòu)思。這樣構(gòu)思出來(lái)的文章立論準(zhǔn)確，層次清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，邏輯性強(qiáng)，有利于強(qiáng)化主題，增強(qiáng)文章的整體感。以一次局領(lǐng)導(dǎo)《在全局基層政治工作會(huì)議上的講話》為例，構(gòu)思脈絡(luò)列表如表一。
(二)列舉歸納法。就是圍繞文章主題，先把所要寫(xiě)的內(nèi)容不分大小、不分順序地一一列舉出來(lái)，然后進(jìn)行從個(gè)別事實(shí)到一般性概念的歸納，該合并的合并，該歸類的歸類，整理出幾個(gè)與主題直接相關(guān)、觀點(diǎn)鮮明、包容性強(qiáng)的問(wèn)題，編排好順序。在此基礎(chǔ)上，因事立意，因事設(shè)題，完成構(gòu)思。這種方法形成的文章具有內(nèi)容具體、生動(dòng)實(shí)在、指導(dǎo)性和操作性較強(qiáng)的特點(diǎn)，較適用于會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃總結(jié)等文體。這種構(gòu)思方法運(yùn)用的是聚合思維方式，其構(gòu)思脈絡(luò)與推理立論法正好相反，不再舉例說(shuō)明。
(三)抽絲剝繭法。有些公文是專就一個(gè)問(wèn)題或一件事而寫(xiě)的，如專項(xiàng)工作方案、專題報(bào)告、專項(xiàng)總結(jié)等。對(duì)于這類公文的構(gòu)思，就要抓住事物發(fā)展進(jìn)程或時(shí)間順序這條主線，由近及遠(yuǎn)，由淺入深，層層展開(kāi)，根據(jù)文章表達(dá)需要，在主線的適當(dāng)位置安排層次。這樣寫(xiě)的好處在于脈絡(luò)清楚，自然流暢，使人的思緒越來(lái)越開(kāi)闊，有水到渠成的感覺(jué)。凡遞進(jìn)式公文，一般都適于這種方法構(gòu)思。以一政工部門(mén)《實(shí)行雙向責(zé)任制》為例，其構(gòu)思脈絡(luò)如表二。
應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題
(一)領(lǐng)會(huì)意圖。認(rèn)真揣摩作者(發(fā)文機(jī)關(guān))的指導(dǎo)思想和對(duì)文章內(nèi)容的要求，了解發(fā)文根據(jù)和目的，明確要說(shuō)清的事情和要解決的問(wèn)題，從中提煉出主題，真正做到“意在筆先”。
(二)占有材料。要搞好調(diào)查研究，廣泛收集與主題相關(guān)的各種材料，做到既全面詳盡，又真實(shí)可靠，給寫(xiě)作留有選擇的余地。要把是否適應(yīng)主題需要作為材料取舍的依據(jù)，并注意剔除有水分的材料，確保文章內(nèi)容的可靠性。
(三)選好角度�！皺M看成嶺側(cè)成峰”，看任何事物都有個(gè)角度問(wèn)題，寫(xiě)文章也不例外。要注意站在作者的角度、全局的角度、發(fā)展的角度觀察問(wèn)題，要具有前瞻性和戰(zhàn)略性的眼光，小中見(jiàn)大，見(jiàn)事明理，透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，善于從具體的事例中總結(jié)出帶有普遍指導(dǎo)意義的東西，切忌就事論事。
(四)博采眾議。有些文章內(nèi)容較多、涉及面廣，單靠一兩個(gè)人構(gòu)思難免疏漏。如果集中幾名行家和熟悉情況的同志，進(jìn)行集體討論，互相啟發(fā)，互為補(bǔ)充，共同議出寫(xiě)作提綱，往往能收到事半功倍的效果。實(shí)踐體會(huì)，撰寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)講話和重要文件，這一點(diǎn)是非常必要的。
概括材料的寫(xiě)作是在不改變?cè)牡闹黝}思想、主要內(nèi)容、情節(jié)結(jié)構(gòu)的前提下，進(jìn)行集中、概括提煉，把一篇較長(zhǎng)的文章概括出短小的觀點(diǎn)，能夠較完整地、提綱摯領(lǐng)地體現(xiàn)出原作的精髓。因此必須認(rèn)真閱讀原文，深入理解原文的思想內(nèi)容，掌握原文的中心思想，找出各段的內(nèi)容要點(diǎn)，將原文的材料進(jìn)行篩選、提煉，看看什么材料必須保留，什么材料應(yīng)當(dāng)刪掉，什么材料應(yīng)當(dāng)壓縮。要保留最能表達(dá)文章主題的材料，要壓縮與中心關(guān)系不密切的材料。此外，要把一些可有可無(wú)的過(guò)渡段、句及修飾語(yǔ)刪去，畫(huà)出表示內(nèi)容要點(diǎn)的關(guān)鍵語(yǔ)句，從而列出段落提綱和要點(diǎn)，再進(jìn)行概括。在寫(xiě)作技巧上，掌握一定的方法，根據(jù)給定材料的寫(xiě)作具體要求，可以使概括材料寫(xiě)作“行之有效”。
(一)刪繁就簡(jiǎn)法
刪繁就簡(jiǎn)法就是要把材料中的次要人物、次要情節(jié)刪掉，把具體的描寫(xiě)、詳盡的敘述加以抽象和概括，把文章中的次要論據(jù)刪掉，把詳盡的例證加以概括。一般而言，給定的材料往往是一組，包括人物、事件、時(shí)間、地點(diǎn)、原因、結(jié)果等各種要素，對(duì)該組材料來(lái)說(shuō)，人物和事件是核心，它們表達(dá)了材料所反映的主要內(nèi)容，而時(shí)間、地點(diǎn)、原因、結(jié)果常常是輔助性要素，它們對(duì)材料的主題常常起補(bǔ)充說(shuō)明作用。因此，在寫(xiě)作中，應(yīng)用精簡(jiǎn)的語(yǔ)言將作用內(nèi)容抽象概括出來(lái)，去掉材料中的細(xì)枝末節(jié)，概括材料中的精髓，即將人物和事件從材料中抽出來(lái)，而對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、原因、結(jié)果等要素，可根據(jù)需要保留或刪減。
(二)聯(lián)想類推法
聯(lián)想是指由某點(diǎn)觸發(fā)而想起其他相關(guān)的問(wèn)題，類推是指在同類或相近的事物之間的比較。聯(lián)想類推法適用于要求概述觀點(diǎn)，主要用于某些可以由小見(jiàn)大的材料。即材料提供的，是一種帶有典型性或啟示意義的小事，它往往可以引導(dǎo)我們由小到大、由近及遠(yuǎn)或由少到多的聯(lián)想和類推，由小事想到大事，由局部想到全局，由小道理悟出大道理。這種聯(lián)想類推到的全局性大道理，就是材料所表達(dá)的觀點(diǎn)。
(三)延伸開(kāi)拓法
延伸屬于深化，開(kāi)拓屬于全面。即在圍繞給定材料的基本上，通過(guò)點(diǎn)、面、正反、遠(yuǎn)近、開(kāi)合、因果、類比的運(yùn)用，從不同角度，不同層次，采取不同方法進(jìn)行概括。這種方法能使寫(xiě)作者在全面把握思維對(duì)象的過(guò)程中，找到那些未被認(rèn)識(shí)的方面或特征，從而確定一個(gè)思維的新角度，使思維得以引入、深入和全面。運(yùn)用延伸拓展法時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：一是萬(wàn)變不離其宗，給定材料是前提;二是延伸要有因果關(guān)系、邏輯性，層層推進(jìn)，推得出;三是拓展要有必然聯(lián)系，可以類比、參照借鑒。
(四)模式識(shí)別法
對(duì)事物的認(rèn)識(shí)過(guò)程，其實(shí)就是個(gè)模式識(shí)別過(guò)程。面對(duì)一個(gè)材料，要弄清它的意義是什么，我們就得從頭腦中調(diào)動(dòng)出一個(gè)個(gè)哲理的、道德教訓(xùn)的認(rèn)知模式，一一與材料對(duì)照、匹配，通過(guò)比較、斟酌，最后確定哪一種哲理或道德教訓(xùn)與之最吻合，那么，材料表達(dá)的就是哪種哲理或道德教訓(xùn)。換句話說(shuō)，如果我們頭腦中沒(méi)有這份材料所表達(dá)的哲理或道德教訓(xùn)方面的認(rèn)識(shí)模式，那么，這份材料我們就不理解，或理解不確切，觀點(diǎn)就難以確立，或確立得不對(duì)。
(五)推理演繹法
推理演繹，是從一般的原則、原理出發(fā)，推演出關(guān)于特殊或個(gè)別事物的思維方法。這是概括材料寫(xiě)作常用的方法。一般性的原則或原理是我們行文的依據(jù)、前提、目的，由此出發(fā)，得到關(guān)于特殊或個(gè)別事物的判斷。推理演繹在概括材料寫(xiě)作中運(yùn)用得最頻繁，也是最有效。寫(xiě)作者寫(xiě)作時(shí)應(yīng)注意把握好這幾方面的內(nèi)容：一是法律、政策、規(guī)章等。法律、政策、規(guī)章對(duì)指導(dǎo)工作具有指導(dǎo)意義，是概括的依據(jù)。二是上級(jí)指示精神。上級(jí)指示精神或傳達(dá)政令、或指導(dǎo)工作，或答復(fù)問(wèn)題。三是專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)。專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)指的是業(yè)務(wù)的范圍、內(nèi)容、要求等，專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)同樣是概括材料寫(xiě)作的依據(jù)。
(六)歸納、演繹結(jié)合法
歸納和演繹是概括材料寫(xiě)作不可或缺的方法，歸納和演繹經(jīng)常結(jié)合使用，由于歸納和演繹思維是辯證統(tǒng)一的思維方法，它們互相關(guān)聯(lián)、互為作用、互為前提。歸納以演繹為前提，任何歸納都是從個(gè)別出發(fā)，首先認(rèn)識(shí)個(gè)別事物，即歸納之前先收集材料。但如何達(dá)到目的，要依靠演繹來(lái)解決，演繹得出的個(gè)別結(jié)論是歸納的前提。而演繹則以歸納為基礎(chǔ)，任何演繹都是從一般出發(fā)，認(rèn)識(shí)一般原則或原理。這一般性原則或原理是借助歸納得到的，是演繹的根據(jù)，為演繹提供了前提。歸納和演繹，在概括材料寫(xiě)作的整個(gè)思維活動(dòng)中，互相補(bǔ)充、作用。演繹使主題提煉更為全面、深刻，歸納使主題提煉更為充實(shí)、客觀。
關(guān)于概括材料寫(xiě)作的方法還有很多，這里不一一贅述，以上的方法可以單獨(dú)運(yùn)用，也可以綜合運(yùn)用，不必拘泥。而運(yùn)用的成功與否，則要依靠認(rèn)識(shí)水平、知識(shí)結(jié)構(gòu)和分析概括能力或思維能力等。
中英文秘寫(xiě)作條件
第一：作文中英文秘寫(xiě)，要有一定的寫(xiě)作水平，也就是要有筆桿子。平時(shí)要多積累知識(shí)，如果沒(méi)有豐富的知識(shí)，那么，把一篇文章寫(xiě)好，那是做不到的。當(dāng)然，作為中英文秘寫(xiě)作，必須懂一或兩門(mén)外語(yǔ)，就有能力寫(xiě)外語(yǔ)文章。
第二：要想在國(guó)家，符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策。各部門(mén)、單位的工作，都順利貫徹、執(zhí)行黨和國(guó)家的路線、方針、政策，為中心展開(kāi)的。黨和國(guó)家的路線、方針、政策，體現(xiàn)了全國(guó)人民的根本利益。那么，作為中英文秘人員，也須符合黨的一切政策、方針、路線，這也使中英文秘寫(xiě)作最重要的一條，這也能適應(yīng)現(xiàn)在的社會(huì)。有的同志說(shuō)得好："筆下有財(cái)產(chǎn)萬(wàn)千，筆下有人命關(guān)天，筆下有是非曲直，筆下有毀譽(yù)忠奸。"我覺(jué)得這也說(shuō)明了文秘寫(xiě)作的政策性和嚴(yán)肅性。
第三：寫(xiě)任何文章，除小說(shuō)外，要堅(jiān)持實(shí)事求是，真實(shí)地反映客觀情況。求實(shí)是一切工作的準(zhǔn)則。秘書(shū)工作是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)的，尤其應(yīng)該實(shí)事求是。文秘寫(xiě)作的內(nèi)容必須從實(shí)際出發(fā)，真實(shí)地反映事情的本來(lái)面貌。在使用材料時(shí)，要老老實(shí)實(shí)，實(shí)實(shí)在在，成績(jī)就是成績(jī)，缺點(diǎn)就是缺點(diǎn)，不能弄虛作假，張冠李戴，隨意編排組合，也不允許搞什么"合理想象。"
第四：要多進(jìn)行調(diào)查研究。我們?cè)趯?xiě)文章時(shí)，不進(jìn)行調(diào)查研究那是不行的。比如，要一個(gè)文職人員寫(xiě)一份產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)，如果不去調(diào)查的產(chǎn)品，不去研究這個(gè)產(chǎn)品，那么，光憑想象也是寫(xiě)不出的。要合理地進(jìn)行調(diào)查，把情況落實(shí)到底。作為中英文秘人員，會(huì)有的機(jī)會(huì)去深入了解，深入調(diào)查一些相關(guān)事情，寫(xiě)文章才有材料。
第五：掌握文秘寫(xiě)作的范圍。作為文秘人員，連文秘寫(xiě)作的范圍都不清楚，那就夠不上資格當(dāng)文秘人員，更夠不上資格當(dāng)文秘寫(xiě)，此點(diǎn)在不久走向工作崗位后要多加注意，中英文秘寫(xiě)作大致包括以下一些類別：
(一)行政公文，即命令、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。
(二)日常應(yīng)用文。具體分八大類：調(diào)據(jù)類、告啟類、書(shū)信類、電文類、公約類、公關(guān)禮儀類、記錄類、民俗類。
(三)專用文書(shū)：包括計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、經(jīng)濟(jì)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等。
(四)新聞宣傳文件。包括消息、通評(píng)論和廣告等。
(五)法律文書(shū)：包括起訴狀、申訴狀、答辯狀等。
(六)學(xué)術(shù)論文。合同
第六：懂得涉外秘書(shū)工作的性質(zhì)。作為一個(gè)合格的中英文秘工作人員，要懂得秘書(shū)工作的性質(zhì)，這也是中英文秘寫(xiě)作的一個(gè)方面。作為一種具有廣泛性的職業(yè)，秘書(shū)的工作因得所在部門(mén)而異，其工作內(nèi)容十分復(fù)雜，因此要對(duì)秘書(shū)工作的性質(zhì)給予十分明確是相當(dāng)困難的，我們要和外國(guó)人打交道，常要接國(guó)際電話、收發(fā)文件、辦理文書(shū)、檔案等。因此，文秘寫(xiě)作也要具有一定的秘書(shū)工作性質(zhì)。
第七：作為文秘寫(xiě)，要有很高的素質(zhì)。如果一個(gè)中英文秘職員，沒(méi)有一點(diǎn)素質(zhì)，寫(xiě)出來(lái)的文章從思想上來(lái)看，也是低沉的，或思想內(nèi)容不健康的，文章的質(zhì)量也不高。一個(gè)中英文秘寫(xiě)，據(jù)我分析，要具有以下四個(gè)方面的素質(zhì)：
1、政治修養(yǎng)，2、工作作風(fēng)，3、智能結(jié)構(gòu)，4、業(yè)務(wù)水平。
第八：寫(xiě)作前要精心構(gòu)思，擬制寫(xiě)作提綱。我們知道，寫(xiě)任何一篇文章，都要進(jìn)行構(gòu)思，打草稿，擬制寫(xiě)作提綱。構(gòu)思是文章整個(gè)寫(xiě)作過(guò)程中的重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，也是決定文章優(yōu)劣的前提前。文秘寫(xiě)作的構(gòu)思有一個(gè)主體被動(dòng)接受到發(fā)揮主體創(chuàng)造性思維的轉(zhuǎn)化過(guò)程。構(gòu)思也就是通常所說(shuō)的打底稿。這個(gè)底稿往往是一個(gè)或詳或簡(jiǎn)的綱目，將這個(gè)綱目寫(xiě)到紙上，反復(fù)修改，就是我們常說(shuō)的擬制提綱。列提綱是文秘寫(xiě)作構(gòu)思最常見(jiàn)的基本方法。
第九：懂得怎樣寫(xiě)文章。如果一個(gè)中英文秘寫(xiě)不懂文章的具體寫(xiě)法，那么會(huì)出現(xiàn)不分段，或格式不對(duì)，或語(yǔ)句不通，或根本就沒(méi)有把文章中心意思寫(xiě)清楚。
第十：懂得文秘寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)。文秘寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)
(一)主旨。
(二)材料。
(三)結(jié)構(gòu)。
(四)語(yǔ)言。
(五)表達(dá)。
(六)文風(fēng)。
標(biāo)題是公文的重要組成部分，是一則公文的"眼睛"，也是一個(gè)單位的窗口。公文標(biāo)題寫(xiě)作是項(xiàng)嚴(yán)肅、莊重的工作，同樣也是件需要運(yùn)用美學(xué)原理的技術(shù)活。受特定行文目的和規(guī)定程式等因素的影響，公文標(biāo)題與一般文章的標(biāo)題不同，它要求主旨鮮明、重點(diǎn)突出、文字簡(jiǎn)潔、格式規(guī)范。一則好的公文標(biāo)題往往蘊(yùn)含著可貴的美學(xué)因子，包括標(biāo)題結(jié)構(gòu)的嚴(yán)謹(jǐn)之美、語(yǔ)言的簡(jiǎn)約之美、表述的精準(zhǔn)之美、外觀的規(guī)范之美。這就要求公文撰制者、審核者加強(qiáng)美學(xué)修養(yǎng)，自覺(jué)從美學(xué)視角來(lái)審視和指導(dǎo)公文撰擬實(shí)踐，不斷提升公文整體質(zhì)量、擦亮單位窗口形象。依筆者的淺見(jiàn)，公文標(biāo)題之美具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
一、標(biāo)題結(jié)構(gòu)的嚴(yán)謹(jǐn)之美
一則公文標(biāo)題，如同一個(gè)人一般，同樣要結(jié)構(gòu)完整、功能齊全、符合語(yǔ)法規(guī)范，既不能"缺胳膊少腿"，也不能"隨機(jī)組裝"、變換位置，一是一、二是二，沒(méi)有可商量的余地和任意變通的空間。關(guān)于公文標(biāo)題的結(jié)構(gòu)，20xx年7月1日起施行的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》(以下簡(jiǎn)稱《條例》)作出了明確規(guī)定：公文標(biāo)題"由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成"，要求三要素必須兼具，不得隨意省略成分，以標(biāo)明由誰(shuí)發(fā)文、為什么發(fā)文和用什么文種發(fā)文。嚴(yán)格來(lái)講，除了這三個(gè)實(shí)詞性元素，還包括兩個(gè)虛詞性元素，即發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和事由之間的連接介詞"關(guān)于"、事由和文種之間的結(jié)構(gòu)助詞"的"。一般而言，這五個(gè)元素的順序不能調(diào)換，要嚴(yán)格按照"發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+關(guān)于+事由+的+文種"的總體結(jié)構(gòu)和規(guī)范格式進(jìn)行排布。例如，《××集團(tuán)有限公司免征城鎮(zhèn)土地使用稅的請(qǐng)示》，不能缺省介詞"關(guān)于"，應(yīng)改為《××集團(tuán)有限公司關(guān)于免征城鎮(zhèn)土地使用稅的請(qǐng)示》;又如，《關(guān)于××集團(tuán)有限公司推行全員健身活動(dòng)的通知》，其中發(fā)文機(jī)關(guān)是"××集團(tuán)有限公司"，不能挪位至介詞"關(guān)于"之后，應(yīng)改為《××集團(tuán)有限公司關(guān)于推行全員健身活動(dòng)的通知》;再如，《××集團(tuán)有限公司表彰決定》盡管標(biāo)題三要素兼有，但要素之間缺少連接詞，且事由未作具體說(shuō)明，不能籠統(tǒng)用"表彰"二字概括，應(yīng)改為《××集團(tuán)有限公司關(guān)于表彰××××的決定》。
二、標(biāo)題語(yǔ)言的簡(jiǎn)約之美
公文標(biāo)題的簡(jiǎn)約之美主要反映在標(biāo)題語(yǔ)言的簡(jiǎn)明扼要、精約簡(jiǎn)省。一方面，要盡量使用簡(jiǎn)單好記、通俗易懂的詞語(yǔ)，方便閱讀者記憶或轉(zhuǎn)述，切忌冗長(zhǎng)拖沓、晦澀難懂。一般來(lái)講，公文標(biāo)題以不超過(guò)三行為宜，如果字?jǐn)?shù)確實(shí)過(guò)多，可以根據(jù)文件的主要內(nèi)容、關(guān)鍵性詞語(yǔ)等作合理簡(jiǎn)化。例如，《××集團(tuán)有限公司關(guān)于印發(fā)××在公司首屆二次職工代表大會(huì)上的工作報(bào)告及關(guān)于公司首屆二次職工代表大會(huì)的決議和關(guān)于加強(qiáng)司務(wù)公開(kāi)工作的意見(jiàn)的通知》，這則標(biāo)題包括三個(gè)被印發(fā)文件的標(biāo)題，看起來(lái)相當(dāng)繁冗、復(fù)雜，對(duì)此可采取概述法，將印發(fā)文件名稱概括統(tǒng)稱為"公司首屆二次職工代表大會(huì)三個(gè)文件"，瘦身成"《××集團(tuán)有限公司關(guān)于印發(fā)公司首屆二次職工代表大會(huì)三個(gè)文件的通知》"，如此則容易記住、便于傳達(dá)，給人的感覺(jué)就不一樣了。
另一方面，應(yīng)力求語(yǔ)義簡(jiǎn)潔明確，言簡(jiǎn)意賅，力避重復(fù)累贅，讓閱文者和受文單位"開(kāi)門(mén)見(jiàn)山"、一目了然，一看便知公文主旨和行文目的，起到準(zhǔn)確、有效地指導(dǎo)公務(wù)的作用。敘述事由時(shí)要用精煉濃縮的文字高度概括出正文的主題，避免事由中的動(dòng)詞同文種在字面和詞義上的重疊，同時(shí)應(yīng)注意詞語(yǔ)的搭配得當(dāng)，避免出現(xiàn)歧義和語(yǔ)病。如《××職業(yè)技術(shù)學(xué)院關(guān)于請(qǐng)求××省財(cái)政廳撥付專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于危房改造的請(qǐng)示》，事由顯得比較啰嗦，其一，"××省財(cái)政廳"系文件主送機(jī)關(guān)，可不必在標(biāo)題中贅述;其二，"關(guān)于請(qǐng)求……的請(qǐng)示"系語(yǔ)義重復(fù)，屬于"過(guò)度客氣";其三，類似"撥付專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于危房改造"這樣的兼語(yǔ)短語(yǔ)可改用動(dòng)賓詞組形式表述成"撥付危房改造專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)"更為簡(jiǎn)練。綜合來(lái)看，這則標(biāo)題若改為《××職業(yè)技術(shù)學(xué)院關(guān)于撥付危房改造專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》，則既禮貌得體又干凈利落，彰顯簡(jiǎn)約之美。
此外，對(duì)于有多層轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)關(guān)系的情況，公文標(biāo)題的事由概述更應(yīng)簡(jiǎn)明扼要。如某集團(tuán)公司轉(zhuǎn)發(fā)××省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳已經(jīng)轉(zhuǎn)發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)建筑企業(yè)安全生產(chǎn)工作的通知》，其標(biāo)題如下：《××集團(tuán)有限公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于加強(qiáng)建筑企業(yè)安全生產(chǎn)工作的通知的通知的通知》�？梢�(jiàn)，一個(gè)標(biāo)題中出現(xiàn)多個(gè)介詞"關(guān)于"、多個(gè)助詞"的"和多個(gè)文種名稱"通知"，顯得十分臃腫，讀起來(lái)別扭，理解起來(lái)也困難，使閱文者不知所云。對(duì)這類公文標(biāo)題的處理，可以省去中間的所有轉(zhuǎn)發(fā)環(huán)節(jié)，直接由發(fā)文單位轉(zhuǎn)發(fā)，并可省略兩個(gè)"關(guān)于"和"通知"，因此這則標(biāo)題可改為：《××集團(tuán)有限公司轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于加強(qiáng)建筑企業(yè)安全生產(chǎn)工作的通知》。從轉(zhuǎn)變文風(fēng)、作風(fēng)的角度而論，筆者認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)徹底掃除長(zhǎng)期以來(lái)層層轉(zhuǎn)發(fā)文件的積習(xí)，讓一級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)一級(jí)、照搬照抄照轉(zhuǎn)的做法退出歷史舞臺(tái)，為確保政令暢通、決策執(zhí)行、精神落實(shí)贏得時(shí)間和空間。具體到涉及需要轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件的情況，可以采用工作要點(diǎn)提取法，將上級(jí)文件中明確要求本單位貫徹執(zhí)行和組織開(kāi)展的工作，提取成本單位發(fā)文的事由，必要時(shí)可在事由前強(qiáng)調(diào)"貫徹/落實(shí)XX單位指示/要求"。據(jù)此，上例可做如下修改：《××集團(tuán)有限公司關(guān)于堅(jiān)決落實(shí)國(guó)家住建部和××省住建廳要求切實(shí)做好××××安全生產(chǎn)工作的通知》或《××集團(tuán)有限公司關(guān)于切實(shí)做好××××安全生產(chǎn)工作的通知》("××××"作為事由的核心元素，明確此次部署的安全生產(chǎn)工作與以往的不同或側(cè)重，具體以上級(jí)文件中所作的專項(xiàng)要求為依據(jù))。
三、標(biāo)題表述的精準(zhǔn)之美
這里的"精準(zhǔn)之美"，其一是事由表述的精準(zhǔn)性。公文標(biāo)題中的"事由"應(yīng)與內(nèi)容高度相符、契合，要通過(guò)準(zhǔn)確提煉，全面、清楚地反映出公文的主旨，避免出現(xiàn)事由概括不準(zhǔn)、表意不清而引起歧義、費(fèi)解甚至誤解等問(wèn)題。要使閱文者通過(guò)標(biāo)題即可了解發(fā)文機(jī)關(guān)的行文目的，以及公文的基本精神和中心內(nèi)容，從而提高公文閱讀和流轉(zhuǎn)的效率。例如，《××大學(xué)關(guān)于土地問(wèn)題的請(qǐng)示》這則標(biāo)題便讓人無(wú)法從字面上獲取關(guān)鍵信息，是單位想申請(qǐng)劃撥用地還是轉(zhuǎn)讓現(xiàn)有土地，是解決校舍用地面積不足問(wèn)題還是協(xié)調(diào)土地權(quán)屬糾紛問(wèn)題?屬于典型的表意含糊，閱文者只能通讀文件后才能得知發(fā)文機(jī)關(guān)請(qǐng)示的真正意圖。特別是若出現(xiàn)同一單位需要在同一問(wèn)題上多次發(fā)文的情況，不論是對(duì)發(fā)文單位還是收文單位，都會(huì)造成公文收發(fā)辦理、檔案查找借閱等多個(gè)環(huán)節(jié)的不便或麻煩。公司標(biāo)題事由表述精準(zhǔn)、到位的重要性，由此可見(jiàn)一斑。
其二是文種選用的精準(zhǔn)性�！稐l例》規(guī)定的公文種類為15種，不可隨意生造文種或疊加文種名稱。從公文標(biāo)題中的文種使用，可以看出發(fā)文單位和收文對(duì)象的關(guān)系，也能反映出行文的基本意圖。辦什么事，用什么文種，這是擬制公文應(yīng)當(dāng)遵循的起碼原則。公文文種的界限非常明確，文種的選用也是非常嚴(yán)格的，文種使用不對(duì)或不妥，將在一定程度上降低公文的質(zhì)量和效用，也會(huì)影響受文者的感受及其對(duì)文件的處理意見(jiàn)，直接關(guān)系到文中所反映的問(wèn)題能否順利得到解決，行文目的能否得以實(shí)現(xiàn)。比如，同樣用于表彰和嘉獎(jiǎng)先進(jìn)，公文文種可用"令""決定""通報(bào)"，但三者在行文單位層級(jí)、表彰規(guī)格、適用范圍、行文目的和側(cè)重點(diǎn)、行文格式及發(fā)布形式、法定效力等方面又各異;同樣用于請(qǐng)求辦理事項(xiàng)，上下級(jí)相隸屬機(jī)關(guān)之間用"請(qǐng)示"，而同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間則用請(qǐng)求批準(zhǔn)性"函"。因此，要深刻認(rèn)識(shí)各文種的特點(diǎn)和彼此的聯(lián)系與區(qū)別，切不可把行文方向弄錯(cuò)、把行文關(guān)系搞亂，以免造成笑話、貽誤工作、影響形象。
毋庸置疑，一則從內(nèi)容到形式都充滿美的標(biāo)題，能為公文整體質(zhì)量添色不少，能引起公文流轉(zhuǎn)辦理者、審核閱批者的重視和好感，從而使公文得到有效傳達(dá)和辦理，否則將一定程度上影響公文處理效率和單位外部形象。這就要求廣大文秘工作者從把好公文標(biāo)題寫(xiě)作關(guān)入手，著力培養(yǎng)自身認(rèn)識(shí)美、體驗(yàn)美、欣賞美和創(chuàng)造美的能力,共同提升公文處理工作水平。
四、標(biāo)題外觀的規(guī)范之美
除了標(biāo)題結(jié)構(gòu)的嚴(yán)謹(jǐn)之美、標(biāo)題語(yǔ)言的簡(jiǎn)約之美、標(biāo)題表述的精準(zhǔn)之美，公文標(biāo)題還要講究外觀形式的規(guī)范之美。一直以來(lái)，國(guó)家黨、政、軍等各類機(jī)關(guān)都對(duì)公文標(biāo)題的美觀性做了相應(yīng)的要求。如20xx年版《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定公文標(biāo)題的位置在"紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)"，20xx年版《黨政機(jī)關(guān)公文格式》則進(jìn)一步提出"回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形"。
從規(guī)定中可見(jiàn)，公文標(biāo)題排版的美觀性主要體現(xiàn)在其所處位置、語(yǔ)句斷行和整體排布形狀上。當(dāng)公文標(biāo)題字?jǐn)?shù)不多、可一行排下時(shí)，排版的美觀性自然不成問(wèn)題，居中排布即可。關(guān)鍵是標(biāo)題字?jǐn)?shù)偏多、需要分行排列時(shí)，應(yīng)把握好標(biāo)題排布的原則，即分行時(shí)須有所講究，不要把各行上下對(duì)齊排成等長(zhǎng)，行與行字?jǐn)?shù)相差也不可太懸殊。有兩行時(shí)，可排成"上短下長(zhǎng)式"或"下短上長(zhǎng)式";需三行時(shí)，可排成從上往下遞減式的"倒梯形"或從上往下遞增式的"正梯形"，也可排成"上下短中間長(zhǎng)"的菱形。要避免使用上下長(zhǎng)度一樣的長(zhǎng)方形或上下長(zhǎng)、中間短的沙漏形。需要特別注意的是，在斷行時(shí)要避免割裂題意，盡量保持詞或詞組的完整性以及字?jǐn)?shù)搭配上的勻稱，不將兩個(gè)或兩個(gè)以上字的詞組拆開(kāi)排在不同行的首尾，回行時(shí)不要把人名、地名、單位名稱等專用名詞拆開(kāi)，盡量保持詞或詞組的完整性，這是保持標(biāo)題美觀、莊重的一個(gè)重要方面。
毋庸置疑，一則從內(nèi)容到形式都充滿美的標(biāo)題，能為公文整體質(zhì)量添色不少，能引起公文流轉(zhuǎn)辦理者、審核閱批者的重視和好感，從而使公文得到有效傳達(dá)和辦理，否則將一定程度上影響公文處理效率和單位外部形象。這就要求廣大文秘工作者從把好公文標(biāo)題寫(xiě)作關(guān)入手，著力培養(yǎng)自身認(rèn)識(shí)美、體驗(yàn)美、欣賞美和創(chuàng)造美的能力,共同提升公文處理工作水平。
公文寫(xiě)作技巧解讀
意見(jiàn)是辦公室文秘人員在來(lái)文處理過(guò)程中所撰寫(xiě)的應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)審批、哪一部門(mén)承辦以及承辦過(guò)程中可能涉及到的事項(xiàng)提出的初步處理意見(jiàn)，它是供領(lǐng)導(dǎo)批辦文件的重要參考依據(jù)，是辦公室在文件處理時(shí)發(fā)揮參謀助手作用、節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間的有效措施之一。擬辦意見(jiàn)的撰寫(xiě)非常重要，要根據(jù)來(lái)文的內(nèi)容和需要解決的事項(xiàng)，視不同問(wèn)題、不同要求、不同情況撰寫(xiě)不的"擬辦意見(jiàn)"，不要統(tǒng)統(tǒng)寫(xiě)成"請(qǐng)××領(lǐng)導(dǎo)閱示"或"請(qǐng)××領(lǐng)導(dǎo)批示"等一個(gè)模式。
一、擬辦意見(jiàn)撰寫(xiě)的范圍
并非所有來(lái)文都要撰寫(xiě)擬辦意見(jiàn)，一般來(lái)說(shuō)，以下四種來(lái)文需要撰寫(xiě)擬辦意見(jiàn)。
(一)上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實(shí)的文件;
(二)本機(jī)關(guān)所屬部門(mén)或下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件;
(三)平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件;
(四)一些重要的保密性較強(qiáng)的資料以及所屬部門(mén)、下級(jí)機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)的情況報(bào)告和信函。
二、擬辦意見(jiàn)撰寫(xiě)的前期準(zhǔn)備
擬辦意見(jiàn)的撰寫(xiě)看似簡(jiǎn)單，但要寫(xiě)出恰當(dāng)?shù)臄M辦意見(jiàn)并非易事。要寫(xiě)好擬辦意見(jiàn)，首先必須認(rèn)真閱讀文件，吃透文件內(nèi)容，全面了解文件所提出的問(wèn)題和要求，具體要做好以下幾個(gè)方面的前期準(zhǔn)備工作：
(一)弄清來(lái)文主送和抄送機(jī)關(guān)，已發(fā)或應(yīng)發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)，初步確定批辦和閱知范圍。
(二)根據(jù)文件的標(biāo)題和內(nèi)容，確認(rèn)來(lái)文是請(qǐng)示性還是報(bào)告性文件，來(lái)文中提出了什么問(wèn)題，是否需要辦理。如果來(lái)文在結(jié)尾寫(xiě)有"如有不妥，請(qǐng)批示"，"不妥之處，請(qǐng)予批示"等，就屬于可辦可不辦的范圍。掌握的原則是有問(wèn)題需要答復(fù)為"批辦"，無(wú)問(wèn)題不需要答復(fù)為"閱知"。
(三)弄清來(lái)文的內(nèi)容與何人何部門(mén)有關(guān)系，是何人何部門(mén)主管，需要何人何部門(mén)了解，從而根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工確定由誰(shuí)或哪個(gè)部門(mén)承辦，涉及到幾個(gè)部門(mén)承辦的由哪個(gè)部門(mén)牽頭，應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)批示需要哪些領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)閱知。
(四)弄清來(lái)文的密級(jí)和緊急程度，以便分清急緩，本著方便工作、有利保密的原則，確定分送范圍。對(duì)絕密文件按絕密文件的處理規(guī)定辦理。
三、擬辦意見(jiàn)的寫(xiě)法
擬辦意見(jiàn)的撰寫(xiě)無(wú)固定不變的格式，但總的原則是文字要準(zhǔn)確，觀點(diǎn)要鮮明，要簡(jiǎn)明扼要，使人一目了然。具體來(lái)講有以下幾種情況：
(一)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實(shí)的文件，要根據(jù)文件的要求和需要落實(shí)的問(wèn)題，提出擬請(qǐng)哪位領(lǐng)導(dǎo)批示，由哪個(gè)部門(mén)承辦以及需送哪些領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)閱知的意見(jiàn)。對(duì)需要幾個(gè)部門(mén)承辦的來(lái)文，擬辦意見(jiàn)要寫(xiě)明主辦部門(mén)或主辦人。擬辦意見(jiàn)的寫(xiě)法一般是"請(qǐng)××領(lǐng)導(dǎo)批示，請(qǐng)××領(lǐng)導(dǎo)審閱，擬請(qǐng)××部門(mén)辦理"或"請(qǐng)××領(lǐng)導(dǎo)審示，擬請(qǐng)××部門(mén)會(huì)同××部門(mén)辦理"或"請(qǐng)××批示，擬請(qǐng)××部門(mén)商××部門(mén)承辦"。對(duì)上級(jí)下發(fā)的閱知性文件和重要的保密性較強(qiáng)的資料以及所屬部門(mén)、下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的情況報(bào)告和信函，要根據(jù)其內(nèi)容提出閱知和分送意見(jiàn)，擬辦意見(jiàn)的寫(xiě)法一般是"請(qǐng)××領(lǐng)導(dǎo)閱處"或"請(qǐng)××領(lǐng)導(dǎo)審閱請(qǐng)××部門(mén)閱"，或"請(qǐng)××領(lǐng)導(dǎo)及××領(lǐng)導(dǎo)(部門(mén))閱酌"
(二)對(duì)本機(jī)關(guān)所屬部門(mén)及下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件，要根據(jù)文件所請(qǐng)示的需要答復(fù)的問(wèn)題和要求，提出由哪個(gè)部門(mén)承辦和如何辦理的擬辦意見(jiàn)。對(duì)涉及面廣、內(nèi)容比較復(fù)雜的請(qǐng)示性文件，要根據(jù)具體情況，提出不同的擬辦意見(jiàn)。擬辦意見(jiàn)的寫(xiě)法一般是："請(qǐng)××領(lǐng)導(dǎo)閱示，××部門(mén)閱辦"或"請(qǐng)××領(lǐng)導(dǎo)批示，擬以××部門(mén)主辦，會(huì)同××部門(mén)閱辦"。緊接著簡(jiǎn)明扼要擬提如何辦理的意見(jiàn)。
(三)對(duì)平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件，要根據(jù)文件提出的需要辦理的事項(xiàng)，商洽的問(wèn)題，提出由哪位領(lǐng)導(dǎo)審批或哪一部門(mén)承辦和如何辦理的擬辦意見(jiàn)。擬辦意見(jiàn)的寫(xiě)法一般是"請(qǐng)××領(lǐng)導(dǎo)批示，××部門(mén)承辦"。緊接著擬提如何辦理意見(jiàn)。
(四)對(duì)重大問(wèn)題不便撰寫(xiě)擬辦意見(jiàn)或者不能確定應(yīng)該由哪個(gè)部門(mén)來(lái)承辦的，則擬辦意見(jiàn)一般只寫(xiě)"請(qǐng)××領(lǐng)導(dǎo)批示"或"請(qǐng)××領(lǐng)導(dǎo)閱示"即可。
四、撰寫(xiě)擬辦意見(jiàn)應(yīng)注意的事項(xiàng)
(一)對(duì)一些難以提出擬辦意見(jiàn)的，或認(rèn)為所提擬辦意見(jiàn)沒(méi)有把握，應(yīng)先與來(lái)文機(jī)關(guān)或有關(guān)部門(mén)聯(lián)系商洽，確有把握再撰寫(xiě)擬辦意見(jiàn)，以免擬辦意見(jiàn)不準(zhǔn)而造成公文旅行。
(二)為使領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確批示來(lái)文，擬辦意見(jiàn)要隨有關(guān)資料、政策依據(jù)、背景材料一并呈送，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。如果來(lái)文同本機(jī)關(guān)、其他機(jī)關(guān)以前發(fā)的文件有關(guān)，應(yīng)將有關(guān)文件一并附上;如果來(lái)文以前涉及過(guò)同類問(wèn)題，應(yīng)將過(guò)去的來(lái)文和處理情況附上;如果有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此類來(lái)文過(guò)去作過(guò)批示，最好仍請(qǐng)?jiān)I(lǐng)導(dǎo)批示，若原領(lǐng)導(dǎo)不在或調(diào)離或調(diào)整，擬請(qǐng)其他領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)，應(yīng)將原領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)附上或在擬辦意見(jiàn)中注明，以免天長(zhǎng)日久批辦人很難件件記清或批辦人不同導(dǎo)致批辦意見(jiàn)前后不一致。
(三)對(duì)承辦部門(mén)提出處理意見(jiàn)后轉(zhuǎn)回來(lái)的文件，應(yīng)根據(jù)承辦部門(mén)所提意見(jiàn)及要求再次寫(xiě)出擬辦意見(jiàn)。
(四)對(duì)抄送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性文件，一般不寫(xiě)擬辦意見(jiàn)，只分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)閱知。
(五)撰寫(xiě)擬辦意見(jiàn)要注意政策把關(guān)
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